テレワークに重要な時間管理＆スケジュールアプリ10選

新型コロナウィルスの感染拡大により各社でテレワークや在宅ワークの導入が進められ、今後もさらに一般化していきそうです。

テレワークにはさまざまな働き方ができるというメリットがありますが、一方自分で業務スケジュールや時間を管理するのが大変だというデメリットもあります。

そこで今回は、テレワークでの時間管理・スケジュール管理のコツと、時間やスケジュール管理に活用できるおすすめアプリをご紹介します。

テレワークでの時間管理・スケジュール管理のコツ

テレワークや在宅勤務の場合、自分自身で業務の時間管理やスケジュール管理を行う必要があります。

周りの目やオフィスの雰囲気がない分、つい時間にルーズになってしまったり、家のタスクと仕事のタスクがごちゃ混ぜになってしまいがちです。

そこでまずは、テレワークや在宅勤務を効率よく充実させるための、時間管理・スケジュール管理のコツをご紹介していきます。

タスクリストを作り、優先順位を付ける

テレワークや在宅ワークの時間管理をするために、まずはタスクリストを作り、有効に機能させましょう。

業務全体を細かくタスク化することでスケジュールが立てやすくなるだけでなく、作業に取り掛かる心理的負担が減ると言われています。

テレワークや在宅ワークの時間管理・スケジュール管理で特に重要なのは、各タスクの所要時間をあらかじめ設定しておくことです。

所要時間を設定する際は、電話やチャットなどで作業が中断されることを見越して、実際にかかりそうな時間×1.5程度を想定しておきましょう。

作業時間を管理し、能率をチェックする

周囲に同僚の目が無い在宅ワークでは、つい家のことが気になったり、業務外のことに手が伸びやすくなりがちです。

能率よく仕事をするために適度な休憩は必要ですが、ダラダラすれば後に仕事に支障が出て、最終的に自分が困ることになってしまいます。

抜け漏れや遅延なく業務を進めるためにスケジュールどおりに作業が進んでいるか、作業時間を自分自身で振り返る習慣を付けることが重要です。

メリハリのあるスケジュールを立てる

テレワークや在宅ワークでは、ついダラダラと時間を過ごしてしまったり、上手くリフレッシュできず効率が落ちてしまいがちです。

そこで重要となるのが、優先順位と所要時間を決めたタスクを、メリハリをつけてスケジューリングしておくこと。

特に、定期的に短い休憩を設定することは、テレワークや在宅勤務に限らず、仕事の能率アップに必須です。

25分作業したら5分休む「ポモドーロ・テクニック」や、1時間〜1時間半に10分休憩を入れるなど、自分の集中力や業務内容に合わせて適度に休憩を挟みましょう。

時間管理・スケジュール管理アプリを活用する

ここまで解説した時間管理・スケジュール管理のコツを、全て自力だけで行うのはなかなか大変だと思うでしょう。

時間管理やスケジュール管理のために多大な時間と手間がかかってしまっては、かえって効率が悪くなってしまいます。

そこで、自分に合った時間管理・スケジュール管理アプリを取り入れるのがおすすめです。

すでに使っているツールと連携できるものや、プライベートの予定も合わせて管理できるアプリもあります。

自分の仕事やライフスタイルに合ったアプリを探してみましょう。

テレワークをスムーズにする、タスク管理アプリ3選

まずは、テレワークや在宅ワークでのタスク管理に使える、オススメのアプリを3つご紹介します。

業務をタスクに細分化することで、具体的なスケジュールを組みやすくなるだけでなく、作業への取り組みやすさや完了時の達成感もアップします。

タスク管理アプリを活用すれば、優先順位や所要時間をメモしたり、タスクリストの順序を簡単に並べ替えたりすることが可能です。

Microsoft To Do: リスト、タスク、アラーム

Microsoft To Do – Google Play

無料のシンプルなアプリでありながら、個人用の簡易スケジュール帳が作れたり、タスクリストを共有できるなど、十分な機能が備わっています。

タスクの色分けやメモの追加も可能で、タスクにファイルを添付しておくことも可能。また、Outlookと連携させることもできます。

ToDoリスト – 1番シンプルなチェックリストの無料のTo doリストアプリ

ToDoリスト – 1番シンプルなチェックリストの無料のTo doリストアプリ – Google Play

タスクをメモしてチェックマークを付けるだけ。重要なタスクには色を付けて強調することもできます。

タスク管理に手間をかけたくない方や、多機能すぎるメモアプリが苦手な方にオススメです。

Awesome Note 2

Awesome Note 2 – App Store

スケジュールとタスクリストが同期され、タスクリストを作り管理するだけでスケジュール管理もできてしまいます。

メモ帳・To Do・スケジュール機能があるほか、GoogleカレンダーやiCloudカレンダー、Evernoteとの同期も可能です。

タスクリストやメモをフォルダごとに分類できるので、プロジェクトや取引先別にフォルダを分けたり、プライベートと兼用するのもオススメです。

テレワークの能率をアップできる、時間管理アプリ3選

テレワークや在宅ワークでは同僚や上司の目が届かず、つい無駄にダラダラしてしまったり、業務以外のことが気になってしまいがち。

時間管理アプリを有効活用し、業務時間の過ごし方をチェックしたり、所要時間や休憩時間をスマートに管理してみましょう。

タスクリストで設定した所要時間と比べたり、事前に作ったスケジュールと比較する習慣が付けば、テレワークでもしっかりと成長できるはずです。

RescueTime

Rescue Time 公式サイト

PCに常駐し、ウェブサイトやアプリの使用時間をトラッキングして、グラフで合計時間や生産性を示してくれます。

設定さえしてしまえば、トラッキングも集計もすべて自動。有償のプレミアムプランでは、より高度な機能も利用できます。

slack – Time

slack 公式サイト

時間管理ツールを使わなくても、slackに「Time」を追加すると、「/t」コマンドを入れるだけでタイムトラッキングができるようになります。

例えば、事務作業なら「/t 事務作業」と入力すると事務作業時間のトラッキングが始まり、「/t finish」で終了。

すでにslackを使っている方なら、導入の手間もなくすぐに手軽に活用できるはずです。

ATracker – デイリータスクトラッキング (毎日の習慣+目標+ルーチン)

ATracker – デイリータスクトラッキング (毎日の習慣+目標+ルーチン)

「ミーティング」「資料作成」「休憩」などタスクをあらかじめ設定しておけば、タッチするだけで1日の行動を記録してくれます。

記録したアクティビティはグラフで表示できるので、自分の時間の使い方やスケジュールの組み方を客観的に見直すことができます。

テレワークを効率よく進められる、スケジュール管理アプリ4選

タスクリストを作ったら、予定を見落としたり期日を謝らないよう、アプリを活用してスケジュールを管理してみましょう。

スケジュール管理アプリを使うことで、スケジュール管理にかかる時間や手間を省けるだけでなく、予定の抜け漏れを防ぐことができます。

タスクリストとセットになっているものや、プライベートと兼用できるアプリもありますので、自分に合ったスケジュール管理アプリを選びましょう。

Googleカレンダー

Googleカレンダー – Google Play

シンプルで使いやすいビジュアルながら、複数人とのスケジュール共有や、Gmailに送られてきた予定が自動追加できるなど機能も充実しています。

Google To Doリストと合わせて使えば、カレンダーでタスク管理をすることも可能。ツールを使えば簡単にガントチャートを作ることまで可能です。

TimeTree [タイムツリー]：家族や恋人、仕事仲間とカレンダーでスケジュールを共有

TimeTree – Google Play

最大200名のメンバーと予定を共有できるほか、予定ごとにチャットができるスペースがあり、スケジュールなどの細かい相談にも便利です。

最近では、家族や恋人とのスケジュール共有に活用している方も多い、オンでもオフでも活用しやすいアプリとなっています。

ジョルテ

ジョルテ – Google Play

「世界で一番多くの機能を持つ手帳アプリ」と言うだけあり、To Doリストだけでなく天気予報を自動でカレンダーに表示できるなど充実の機能。

GoogleやiOSのカレンダーとの連携も可能で、Andoroidならホーム画面にウィジェットとして表示させることもできます。

Lifebear カレンダー – ノート・todoリスト・日記・カレンダー管理ができる手帳アプリ

Lifebear カレンダー – ノート・todoリスト・日記・カレンダー管理ができる手帳アプリ – Google Play

To Doリスト・ノート・カレンダー・日記機能が一体化しているため、基本的なスケジュール管理を一元化することができます。

スタンプや着せ替えでオリジナル手帳を作ることも可能です。スケジュールの共有機能がない点だけ注意しましょう。

時間管理・スケジュール管理アプリでテレワークの効率をアップ！

自分の好きな場所で仕事ができるテレワークは、周りの目を気にせず仕事に集中することが可能です。

しかし自分で業務時間やスケジュール管理をしないと、業務効率が落ちたり期日に間に合わなくなるなど、後に自分の首を絞めることになりがちです。

タスクリスト・時間管理・スケジュールアプリを上手く活用することは、テレワークや在宅勤務でなくても仕事に役立つ習慣になるはず。

テレワークや在宅ワークをきっかけに、時間管理・スケジュール管理アプリを便利に使って成長していきましょう！