今さら聞けないZoomの使い方とおすすめ便利機能12選

新型コロナの流行で、急激にテレワークが普及し、一般化しています。

そして同時に、テレワーク時に必須のアプリ・ソフトとして、手軽にWEB会議が行えるツール「Zoom(ズーム)」が有名になりました。

今やプライベートで活用する方も多いZoomですが、実は使い方がわからなかったり、女性に嬉しい便利機能を見落としていることも！

今回は、女性がテレワークでさらにZoomを活用するための、基本的な使い方と便利機能12選を解説します。

Zoomって何？今さら聞けない「Zoom」の基本

WEBミーティングやオンライン飲みが普及し、一般化してきたWEB会議ツール「Zoom(ズーム)」。

名前をよく聞くようになったものの、どんなことができるのか、お金がかかるのか、実はよく分かっていないという方も多いようです。

まずは、Zoomでできることや費用など、今さら聞けない「Zoom」の基本をチェックしていきましょう。

Zoomは無料のWEB会議システム

出典：Zoom公式サイト

「Zoom」は、アメリカのZoom Video Communications, Inc.が提供しているビデオ会議ツールです。

オンラインでのビデオ会議を中心に、WEBミーティングや研修・セミナーなどに活用できる機能が充実しています。

基本的には無償で利用することができますが、ビデオ会議に40分までの制限時間があります。

ビジネス利用の場合は、ビデオ会議に制限時間がなく機能が充実した有償版を検討するのも一つの方法です。

出典：Zoom公式サイト

PCでもスマホ・タブレットでもOK

Zoomは、インターネット環境とPCまたはモバイル端末があれば、どこでも簡単にオンライン会議を行えるサービスです。

使用端末には、スピーカー・カメラ・マイクの機能が必要。付いていない場合、外付けのものを用意する必要があります。

PCならデスクトップクライアント、スマホやタブレットの場合はアプリをインストールすることで、会議を開催することができます。

全ての機能を利用したい方は、事前にアカウントを作成し、アプリやデスクトップクライアントをダウンロードしておきましょう。

アカウントにログインして設定を変更することで、WEBブラウザから会議に参加することもできるようになります。

参加だけならアカウント登録は不要

Zoomのオンラインミーティングには、アカウント登録をしなくても参加することができます。

アカウントを作成することで、自分で会議を開催したり連絡先を登録できるなど、さまざまな機能を活用できるようになります。

Zoomのアカウント登録は無料で、登録作業も簡単です。利用機会が多い方は、アカウントを作成しておくのがおすすめです。

Zoom公式サイトにある「サインアップは無料です」をクリックすると、

• メールアドレス
• Google
• Facebook

のいずれかでアカウントを作成することができます。

Zoomの基本の使い方：WEB会議に参加する

出典：Zoom公式サイト

それでは、Zoomの基本的な使い方をひとつずつ解説していきます。まずは、WEB会議への参加方法です。

ZoomでWEBミーティングに参加する方法は非常に簡単で、Zoomがここまで普及した理由のひとつとも言えるでしょう。

参加方法①WEB会議のURLを開く

ZoomでのWEBミーティングへの参加方法は、主催者から送ってもらう招待URLにアクセスするのが一般的です。

WEBミーティングに参加するのみであれば、Zoomアカウントを作成しなくても、アプリをインストールするだけでOKです。

参加方法②ミーティングIDとパスワードを入力

Zoomのオンラインミーティングには、ビデオ会議のIDとパスワードでも参加することができます。

出典：Zoom公式サイト

ミーティングIDやパスワードは、WEB会議の主催者から共有してもらいましょう。

アプリだけでなくブラウザでも参加できる

出典：Zoom公式サイト

URLまたはIDで参加画面に入ったら、いよいよビデオ会議がスタートできます！

ビデオやマイクのオン・オフは、会議参加時でも参加中でも、都度個別に設定することが可能です。

なお、サインインした上で下記の設定をしておけば、Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのWEBブラウザからZoom会議に参加することが可能です。

しかしブラウザ版は機能が限られているため、Zoomクライアントやアプリをインストールするほうがおすすめです。

Zoomの基本の使い方：WEB会議を開催する

ZoomでWEB会議を開催する方法も、参加する場合と同様非常に簡単です。

実際の画面を見ながら、Zoom会議の開催手順を確認してみましょう。

1. Zoomアカウントを作成する

ZoomでWEB会議に参加するだけであればアカウントの登録は不要ですが、開催する場合アカウント作成が必須です。

途中「学校の代わりにサインアップしていますか？」の質問には、該当しない場合「いいえ」を選べばOKです。

招待したい方が決まっている場合は連絡先追加画面に入力してもよいですが、この手順はスキップしても問題ありません。

2. Zoomアプリにサインインする

新規アカウントを作成したら、Zoomクライアントまたはアプリをインストールし、サインインします。

Zoomクライアントは公式サイトから、アプリはApp StoreまたはGoogle Playストアからダウンロードできます。

インストールしたZoomクライアントまたはアプリを開き、ログイン情報を入力すればサインイン完了です！

3. 「新規ミーティング」で会議を開催する

Zoomクライアントまたはアプリのトップページにある「新規ミーティング」をクリックします。

これだけで、接続されているWEBカメラが立ち上がり、WEB会議ができる状態になっています。

もし「オーディオに接続」のポップアップが表示された場合、「コンピューターオーディオに参加する」を選択します。

4. WEB会議への参加者を招待する

WEB会議の画面下に表示されているメニューから、WEB会議への参加者を招待することができます。

メニュー内「参加者」をクリックすると、既に登録されている連絡先一覧と、メールで招待できる画面がポップアップされます。

連絡先から招待する場合

招待したい連絡先を選択し、「招待」ボタンを押すだけです。

頻繁にWEB会議を開催するメンバーが決まっている方は、連絡先を登録しておくと手間がかかりません。

メールやSNSなどで招待する場合

「メール」タブをクリックすると、各種メーラーを起動する画面が表示されます。

そのままメーラーを起動して、招待したいメンバーにメールで招待リンクを送ることも可能です。

または、「招待リンクをコピー」「招待のコピー」をクリックすると、クリップボードに次のような招待内容がコピーされます。

参加者は、この招待リンクをクリックするか、ミーティングIDとパスワードを入力することで会議に参加することができます。

LINEやtwitterなどのSNSで参加者を招待する場合は、「招待のコピー」機能を使うのがおすすめです。

Zoomの基本の使い方：WEB会議の便利機能を使う

ZoomでのWEB会議の基本的な参加・開催方法がわかったら、ぜひ便利機能も活用してみましょう。

実際の会議で使っているようなツールや、WEB会議ならではの機能を使えば、さらに便利に会議を進めることができます。

便利機能1. 画面共有

ZoomのWEB会議では、自分の画面を参加者に見せる「画面共有」機能を利用することができます。

システムやツールの使い方や作業工程を説明する際などに、非常に便利な機能です。

PCで複数タブを開いている場合、共有したいウィンドウのみを選択することも可能です。

プライバシー情報などが共有されてしまわないよう、十分に注意しながら活用しましょう。

便利機能2. ホワイトボード

会議内容のメモや図などを「ホワイトボード」機能で共有しながら会議を進めることも可能です。

その名の通り対面会議でのホワイトボードのように活用することができ、会話だけでは伝わりにくい内容の共有に便利です。

画面共有と同様、メニューの「画面共有」内にある「ホワイトボード」を選択することで共有できるようになります。

便利機能3. 録音・録画

ZoomでのWEB会議は、録音・録画することが可能です。ただし、録音・録画機能の理由には条件があります。

参加者側が画面録画・録音をしたい場合は、ホストに録音・録画の許可を出してもらいましょう。

便利機能4. チャット機能

ビデオ会議のイメージが強いZoomですが、チャットとしての機能も充実しています。

ミーティングの参加者全員に対してはもちろん、ビデオ会議の裏で個別にテキストメッセージでやりとりすることも可能です。

「取引先とのオンラインでの打ち合わせ中に、こっそり社内で相談したい…」などのシーンで活躍する機能です。

便利機能5. ブレイクアウトルーム

WEB会議中に、参加者を最大50のチームに分けて小部屋を設定し、各部屋で少人数のミーティングができる機能です。

大人数での会議中に各チームに分かれて話し合う場合、セミナーでのグループディスカッションなどに活用できます。

Zoomの便利な使い方：他ツールと連携させる

Zoomは、他のビジネスツールと連携させ、さらに便利に活用することも可能です。

すでに活用しているツールがある方は、Zoomを連携させることで効率アップを狙えるかもしれません。

便利機能6. スケジュールミーティング機能

Zoomアプリでは、あらかじめ決まっているWEB会議を「スケジュールミーティング」機能で予定することができます。

ミーティングの予定は、設定した連携カレンダーに無料で登録することが可能です。

GoogleカレンダーやOutlookなら、拡張機能を使ってさらに簡単にミーティングをスケジュールできるようになります。

便利機能7. Slackと連携させる

Slack公式サイト
チームでビジネスをする方にとっては定番のツール、「Slack」をZoomと連携させることもできます。

SlackとZoomを連携させることで、Slackから直接ミーティングを開始したり、参加できるようになります。

ただし、Zoomの有料プラン「Pro」「Business」「Education」またはAPIのいずれかのプランであることが必須です。

便利機能8. Boxとの連携で資料ファイル共有

Box公式サイト
クラウドストレージの「Box」を活用している方は、Zoomと連携させることで、添付ファイルの共有が容易かつ安全になります。

また、Boxのファイルプレビューから直接Zoomミーティングに参加できるようにもなります。

Boxは個人向けの無料プランも提供されているので、個人の方はZoomと合わせての利用を検討してもよいかもしれません。

Zoomの便利な使い方：女性におすすめの機能を活用

WEB会議に役立つさまざまな機能があるZoomには、女性に嬉しい便利機能も搭載されています！

ZoomでWEB会議に参加する女性には必ずチェックして欲しい、2つの便利機能を紹介します。

便利機能9. バーチャル背景設定

特に在宅ワークなどで自宅からZoomの会議に参加する女性にとって、背景の写り込みは非常に気になるポイントです。

都合よく壁を背景にできれば問題ないかもしれませんが、部屋のインテリアや洗濯物などがどうしても入ってしまうことも。

そういったプライバシーに配慮し、Zoomでは仮想背景を設定することができます。

便利機能10. 外見補正機能

せっかくの在宅勤務なのに、きちんとメイクするのは大変だと思う女性も多いはず。

Zoomでは、「外見補正機能」という機能を活用することで、肌を明るく均一に見せることができます。

また、画面が暗くなってしまう方はすぐ下の「低照度に対して調整」にもチェックを入れるのがおすすめです。

色味の調整は、「背景とフィルター」内の「ビデオフィルター」でも調整することができますよ！

Zoomの便利な使い方：安心のセキュリティ対策を

Zoomは、特定の参加者にのみURLやルームIDとパスワードを共有することで、簡単にビデオ会議が開催できます。

しかし簡単だからこそ、悪意ある人がルームに乱入する「Zoom爆弾」「ビデオ爆撃」というサイバー攻撃も問題視されています。

情報漏洩の問題はもちろんのこと、女性にとっては攻撃者による不適切な画像や動画の共有をされることも心配です。

ZoomでのWEB会議を活用したい方は、必ずZoomでのセキュリティ対策も合わせてチェックしておきましょう。

便利機能11. パスワード設定

Zoomミーティングのパスワードは、スケジュールミーティング作成時に設定することができます。

必要に応じて、会議ごとにパスワードの設定を変更するのがおすすめです。

また、パスワードは第三者の目に触れないよう、SNSなどでオープンにせず参加者のみに通知するようにします。

便利機能12. 待機室機能

Zoomミーティングを開催する場合、「待合室」という機能を使うのもおすすめです。

使い方は、メニュー内「セキュリティ」をクリックすると表示される「待合室を有効化」にチェックを入れるだけ。

参加しようとしたメンバーは一度待合室に待機させられ、ホストが許可することでルームに入れるようになります。

Zoomのおすすめ便利機能で、WEB会議をもっと快適に！

WEB会議ツールの代表「Zoom」は、オンラインミーティングをさらに便利にする機能が充実しています。

また、女性だからこそ心配なプライバシーやセキュリティ対策、嬉しい美肌機能なども知っておきたいポイントです。

無料プランの範囲内でも十分な機能が揃っている上、非常に操作も簡単です。ぜひ今日から活用してみましょう！