在宅・テレワークにおすすめの便利な無料ツール10選

     
在宅・テレワークにおすすめの便利な無料ツール10選
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新型コロナウイルス感染症の影響で、職場によって違いはあるもののテレワーク化が一気に進められました。

それに伴いテレワークに関するサービスも一気に存在感を増し、ビデオ会議、チャットツール、タスク管理ツールなど、様々なサービスが展開されています。

一方、今後在宅ワークやテレワークを始める方の中には、多種多様なツールの中からどれを利用すべきかわからず、お悩みの方も多いのではないでしょうか?

そこで今回はテレワークに活用できるおすすめの無料ツールやその特徴、ツールの選び方について紹介します。

ツールごとの特徴を表形式で比較していますので、どのツールを選べばよいか簡単にわかりますよ!

在宅・テレワークにおすすめの便利な無料ツールとは?
  • テレワークのツールは3つの役割に分類できる
  • まずは「 ビジネスチャットツール」から導入を
  • プロジェクトメンバーの人数や各自の習熟度など、状況に応じて導入するサービスを検討しよう
目次

テレワークのツールは3つの役割に分類できる

まず理解すべきは、テレワークツールにはそれぞれ役割があるということ。ツールを役割別に分けると、以下の3種類に分けられます。

テレワークツール3種類
  • ビジネスチャットツール
  • Web会議システム
  • クラウドストレージサービス

この3種類で、テレワークに必要なものはほとんど揃います

また同じ役割を果たすツールを2つ以上導入する必要はそれほどありませんので、それぞれの役割を果たすツールをひとつずつ導入すれば在宅ワークやテレワークが可能なのです。

これからそれぞれおすすめのサービスを紹介していきますので、自分にあったツールを探してみてください。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールの概要や特徴

  • Slack
  • Chatwork
  • LINE WORKS
  • Microsoft Teams

ビジネスチャットツールは、要件を会話形式で瞬時に伝えられるコミュニケーションツールです。

件名や挨拶文、定型文を打つことなくスピーディに要件を伝えられるため、メールに代わるビジネスツールになりつつあります。

またビジネスチャットツールは、Web会議システムやクラウドストレージサービスなどを兼ね備えていることも一般的です。

そのためビジネスチャットツールをひとつ導入すれば、Web会議システムやクラウドストレージサービスをそれぞれ追加で導入しなくて済むケースもあります。

したがって在宅ワーク・テレワーク環境を整備する上では、ビジネスチャットツールの導入からスタートするとよいでしょう。

主な無料ビジネスチャットツールとその特徴については、次の比較表を参照ください。

Slack Chatwork LINE WORKS Microsoft Teams
アプリインストール 必須 不要 必要 必要
個人利用 ○(個人でも組織でも利用可能) ○(個人でも組織でも利用可能) ×(組織単位での利用のみ) ×(組織単位での利用のみ)
コンタクトのとれるユーザー数 制限なし 制限なし(複数人でのチャットは累計14グループまで) 100人/1組織 50万人/1組織
タスク管理機能 △ ※1 有料版のみ △※1
カレンダー △ ※1 △※1
既読・未読
Web会議機能 ※2 △(1対1のみ) △(1対1のみ) △(1対1のみ) ○(複数人でも利用可)
ストレージ機能 ※2 ○(5GB) ○(5GB) ○(5GB) ○(チーム用:10 GB、個人用:2 GB/人)
アプリインストール 必須 不要 必要 必要

※1 外部ツールとの連携で利用可能
※2 チャットツールでつながっているユーザとの間で利用可能

どのツールを利用すべきか、主な判断基準としては次のような項目が挙げられます。

チャットツールを選ぶ判断基準
  • ユーザビリティ
  • 人数制限
  • タスク管理機能
  • カスタマイズ性

チャットツールはプロジェクトのベースとなるコミュニケーションツールとなりますので、ユーザビリティが重要です。その上でタスク管理やカレンダー、リマインダーなどの機能の豊富さや、運用を便利にするためのカスタマイズ性を検討するとよいでしょう。

ここからはそれぞれのビジネスチャットツールの概要や特徴について解説していきます。

Slack

Slack
無料のビジネスチャットツールで真っ先に導入を検討されるのが、このSlackではないでしょうか。

Slackは世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールです。

Slackの特徴はなんといってもカスタマイズ性です。GoogleドライブやDropboxなどのフォルダ共有サービスをはじめ、1,000以上の外部ツールと連携できます。

外部ツールと連携することで、アラートやタスク管理など欲しい機能を追加できるため、業務効率も上がります。

一方、カスタマイズが得意な方がメンバーにいない場合は、他のチャットツールのほうが使いやすいかもしれません。

機能の詳細はSlack公式ページをご覧ください。
その仕事、Slack で。 | Slack

Chatwork

Chatwork width=
「Slackを試してみたけれど使いにくかった」という方は、Chatworkの導入を検討してみてください。

Chatworkは日本企業が開発しており、操作方法や画面の配置などが日本人にとって馴染みやすいツールになっています。

大手日本企業も導入しており、実績やセキュリティ面も安心です。

無料版では複数人でのチャットができる「グループ」を累計14個まで作成できます。ビデオ通話は、1対1のみ利用可能です。

有料版にすると作成できるグループ数の制限がなくなり、複数人でのビデオ通話が可能になります。

詳細はChatworkの公式ページをご覧ください。
プラン・料金 | ビジネスチャットならChatwork

LINE WORKS

LINEWORKS
LINE WORKSは、LINEが提供するビジネス用チャットツールです。多くの人が使い慣れたLINEのユーザビリティと、ビジネス向けに用意された機能を備えています。

1番の魅力は慣れている人が多いこと

LINE WORKSの1番の特徴は、使いやすさです。

LINEは日頃から使い慣れている人が多く、直観的に利用できます。新しいシステムの導入時には使い方などのユーザ教育が必要ですが、この時間を大幅に節約することができるのです。

プライベートの確保ができる

LINE WORKSは「LINE」とは別のツールですので、普段のLINEアカウントとは別のアカウントを使うことになります。そのため公私混同せず利用することが可能です。

LINE WORKSは組織単位で利用する

LINE WORKSは個人単位で利用するサービスではなく、組織に紐付いた個人が利用する形式となります。

LINE WORKSについての詳細は、次の公式ページをご覧ください。
利用料金 – LINE WORKS

Microsoft Teams

Microsoft Teams
一緒にプロジェクトを運営するメンバーがMicrosoft365を使っており、全員がMicrosoft アカウントを持っている場合、チャットツールにはMicrosoft Teamsがおすすめです。

プロジェクトをすすめる上で必要なExcelやWordなどの文書もリアルタイムに共有し、共同編集することができます。

アプリと連携して欲しい機能を追加できる

Microsoft Teamsの大きな特徴は、Microsoft以外の会社が提供するアプリと連携しカスタマイズできる点にあります。

クラウドストレージやWeb会議などの標準機能にくわえ、タスク管理やカレンダー、Wikiなどのアプリを追加できるのです。

新機能が続々追加される

Microsoft Teamsは新機能がどんどん追加されています。

たとえばWeb会議における文字の自動書き起こし機能や、VRで同じ空間にいるように見せる「Together mode」などが今後追加される予定です。

Microsoft Teamsも組織単位での利用のみ

LINE WORKSと同様、Microsoft Teamsは個人単位で登録・利用することはできません。組織単位で登録・利用します。

Microsoft Teamsに関する詳細は、公式ページをご覧ください。
無料のチャット、ビデオ通話、コラボレーション | Microsoft Teams

Web会議システム

Web会議システムの概要や特徴

  • Zoom(ズーム)
  • Whereby(ウェアバイ)
  • LINE
  • Google Meet

Web会議システムは、ビデオ通話システムとも呼ばれます。Webカメラを通じ、お互いの顔を見て会議ができるツールです。

直接会わなくてもコミュニケーションがとれ、音声のみの通話よりも多くの情報を伝えられるため、在宅・テレワーク中に打ち合わせが必要な方には重宝します。

一方で問題となっているのは「部屋の様子を知られたくない」などのプライバシーの問題です。この問題を解消するために、VRを使った背景変更機能などを有しているツールも増えてきています。

プロジェクトメンバー内のみで打ち合わせを行う場合、チャットツールを導入していればWeb会議システムを別途導入する必要性はあまりありません。チャットツール内にWeb会議機能があることがほとんどだからです。

ですが顧客や協力者など、身内としてのプロジェクトメンバー以外とコミュニケーションをとる場合には、Web会議システムを別途導入したほうがスムーズにコミュニケーションがとれるでしょう。

ところで以前はWeb会議システムといえばSkypeが代表的なツールでした。しかし初回利用時における会員登録の必要性などがデメリットとなり、後進であるZoomにシェアを奪われています。

次の図はジェイ・ディー・パワー ジャパン社が2020年4月27日に発表したWeb会議システム利用率の調査結果です。日米ともにZoomの利用率は1位であり、Skypeの利用率は日本では2位、アメリカでは4位でした。

出典:「ZoomとMicrosoft製品の2強」 J.D. パワーが日米でWeb会議システムを調査:ヘッドセット利用は少数派 – @IT

またSkypeを提供するMicrosoftは、Skypeのビジネス用サービス「Skype for Business Online」の提供を終了し、ビジネス用ツールとしてはMicrosoft Teamsに注力することを公式ホームページにて発表しています。

そのため今後もWeb会議システムとしてのSkypeの存在感は低下していくと予想されています。

上記のような背景からも、今回は次の4つの無料で使えるWeb会議システムを紹介します。

  • Zoom
  • Whereby
  • LINE
  • Google Meet

比較表に整理すると、それぞれ次のような特徴があります。

Zoom Whereby LINE Google Meet
ブラウザ利用(アプリなし利用) ×
最大接続人数 100人 4人 500人 10人
PC共有画面 〇(PCのみ)
アカウント登録 アプリ利用で不要 主催者のみ 必要 主催者のみ
時間制限 3名以上で40分 なし なし 60分
録画 × ×
背景/エフェクト バーチャル背景 × 背景ぼかしエフェクト ×
ホワイトボード × ×
有料版との主な違い 時間制限なし 有料版で12人まで参加 なし 時間制限なし

どのツールを利用すべきか、その判断基準としては次のような項目が挙げられます。

Web会議システムを選ぶ判断基準
  • ユーザビリティ(利用者が多く慣れている、アプリの事前インストールが必要ない、など)
  • 通信品質
  • 人数制限
  • 時間制限

では、それぞれのサービスの特徴や機能を詳しく見ていきましょう。

Zoom(ズーム)


Zoomは新型コロナ感染症の影響で利用者が急激に増えたWeb会議システムです。

Zoomの強みはなんといっても「利用者の多さ」と「機能の充実性」にあります。

利用者数No.1

先程も紹介したように、Zoomの利用率は日本、アメリカともにNo.1です。

Web会議システムにおいてZoomは最も一般的なツールとなっており、打ち合わせ相手がZoomを利用している可能性が高いです。

そのため利用方法などをレクチャーしなくてもスムーズに会議ができる、という大きなメリットがあります。

参加者はアプリ利用で、会員登録なしで会議に参加

Zoomは未利用者にも利用しやすいツールです。会議を主催する場合は会員登録が必要ですが、専用アプリをインストールすれば、会員登録なしで利用することができます。

ちなみにアプリをインストールせず、ブラウザ上で利用することもできます。しかしその場合は無料の会員登録が必要になります。

無料で使える盛りだくさんの便利機能

Zoomを利用する大きなメリットのひとつに、他のWeb会議システムにはない便利な機能を無料で利用できる点があります。

たとえば、ホワイトボード機能や録画機能。会話や文字の情報だけでは伝わりにくい場合でも、ホワイトボードを使いイメージを描きながら会議を進められます。

録画機能は他のWeb会議システムにもありますが、無料でも利用できるのはZoomならではの特徴です。

1対1の打ち合わせなら無料版でも十分

無料版では3人以上の出席者がいる場合、連続して40分までしか利用できません。40分が経過すると一度会議が終了されてしまいますので、Web会議室に入り直す手間が発生します。

ただし1対1の打ち合わせの場合には、制限時間はありません。個別での打ち合わせが多い場合は無料版のみでも十分でしょう。

有料会員登録で時間無制限に

無料会員と有料会員の大きな違いは、3人以上の会議に時間制限がなくなることです。会議の主催者が有料会員であれば、他の参加者は無料で40分以上の会議に出席できます。

他にも有料会員登録をするとクラウド記録機能が利用できるなどのメリットがあります。

詳細はZoom公式ページでご確認ください。
プランと価格 – Zoom

Whereby(ウェアバイ)


Whereby(ウェアバイ)」という名前は聞いたことがなくても、「Appear.in(アピアイン)」というサービスをご存知の方はいらっしゃるのではないでしょうか。WherebyはAppear.inの名称変更後のサービスです。

Wherebyの大きな特徴は、「ワンクリックでWeb会議に参加できること」、そして「時間制限がないこと」。参加者が4人までと制限がありますが、次のような条件下で利用すべきツールはWhereby一択といっても過言ではありません

  • あまりWeb会議に慣れていない人との打ち合わせ
  • 4人以下の少人数
  • 長時間じっくり話したい

ここからWherebyの特徴について詳しく解説していきます。

会員登録もインストールも不要。ワンクリックでWeb会議に出席できる

Wherebyが最も優れている点は、そのユーザビリティです。

会議の主催者は、参加者に対してURLをメールすればOK。あとは時間になったらURLをクリックすれば、ブラウザが起動しそのまま会議に参加できます。

Wherebyを使えば、Web会議に不慣れな人でもスムーズにWeb会議に参加できるのです。

4人までなら時間制限なし

無料版の場合でも時間制限はありませんが、人数制限はあります。最大4人までです。少人数での会議向けですね。

無料版は20分まで録画可能

無料版では録画は、20分まで可能です。ちなみに無料版で録画機能がついているのはZoomとWherebyだけです。

有料で最大50名まで利用可能に

有料プランは「Proプラン」「Businessプラン」の2つがあります。

Proプランで12名まで、3個のルームが利用でき、Businessプランで50名まで、10個のルームが利用可能です。

他にも、カレンダーとの同期機能などの追加機能があります。

詳細は以下公式ページをご覧ください。
3分でよくわかるWhereby(ウェアバイ)のこと|Whereby|note

LINE


LINEにもビデオ通話機能がありますので、LINEを使ってWeb会議を行うことも可能です。

LINEの強みはなんといっても、その普及率です。

NTTドコモ モバイル社会研究所の発表によると、2020年1月時点でのSNS利用率はLINEが最も多く72.6%でした。他のSNS利用率はTwitterが 36.4%、Instagramが28.3%、Facebookが26.3%であることからも、圧倒的な数字といえるでしょう。

年代を問わず利用されていることも特徴的で、70代でも46.2%の利用率を誇っています。

このように「みんなが使い慣れており、アプリもインストールされている」のがLINEの強みなのです。

ただし注意点も。LINEはあくまでプライベート用として運用されている方が多いアプリです。仲間内のカジュアルな打ち合わせならよいですが、フォーマルな打ち合わせには敬遠される可能性があります。

エフェクト機能で顔を隠せる

LINEにはWeb会議に便利な機能があります。それは「エフェクト機能」です。エフェクト機能を使えば、LINEが用意しているキャラクターに変身して会議を行うことができます。

「在宅ワーク中に急な会議が決まったが化粧をしていないため画面に映りたくない」という場合にも便利な機能です。

キャラクターはユーザの表情と連動して動きますので、アイスブレイクにもピッタリな機能です。

ただしキャラクターはポップなデザインとなっているため、やはり利用シーンはカジュアルなWeb会議に限られます。

LINEスケジュールで日程調整も楽に

LINEには「LINEスケジュール」という日程調整ツールも内蔵されています。Web会議の日程調整などで便利な機能です。

その他機能の詳細はLINE公式ページをご覧ください。
コミュニケーションアプリ LINE(ライン)

Google Meet


他のツールではセキュリティが心配だという方には、Google Meetがおすすめ。Google Meetは元々ビジネス向けのシステムで、Googleの安全対策が施されています。

またGmailやGoogleカレンダーなどのサービスと連携した便利な機能も実装しています。

2020年9月30日まで時間制限なし

通常、無料版のGoogle Meetでは60分までの制限時間がありました。しかし新型コロナ感染症に合わせたキャンペーンで、9月30日までは制限なしで利用できます。

Googleカレンダーでうっかり防止

Gmailアカウントを持っているユーザは、Googleカレンダー上からシームレスにミーティングの計画を立てることができます。

事前にGoogleカレンダーからも通知が来ますので、「うっかり会議を忘れてしまった」などという失敗を予防できます。

詳細は公式ページをご覧ください。
Google Meet(旧称 Hangouts Meet) – 無料のビデオ会議

クラウドストレージサービス

クラウドストレージサービスの概要や特徴

  • MEGA
  • Google Drive

クラウドストレージサービスとは、インターネット上にファイルを保管できるサービスのことです。

オンライン上でプロジェクトメンバーとファイルを共有でき、リアルタイムで変更を反映できます。そのため常に最新版のファイルをメンバーに共有しておくことができ、過去のファイルと最新のファイルを取り違えるリスクが減ります。

ちなみにクラウドストレージサービスとしては「Dropbox」が有名ですが、無料版では利用できる容量が2GBまでと、心もとないサイズとなっています。そのため無料で使えるツールとしては、次の2つを検討すればよいでしょう。

  • MEGA
  • Google Drive

MEGA Google Drive
無料プラン容量 50GB 15GB
自動同期
写真アップロード
ファイル共有
日本語表示

MEGA


MEGAは世界で約1億4000万人ものユーザが利用しているクラウドストレージサービスです。

最大の特徴は、無料にもかかわらず50GBの容量を利用できる点。一般的なプロジェクトを運営するには十分な容量でしょう。

またセキュリティ対策にも力を入れており、端末からデータを保管するサーバまでしっかり保護してくれます。

その他Web会議やチャットなどでコミュニケーションをとることもできますので、ファイルのやりとりを中心にコミュニケーションするクリエイティブ系の在宅ワーカー、テレワーカーの方にはピッタリのシステムです。

詳細は公式ページをご覧ください。
MEGA

Google Drive


Google Driveは、その名の通り世界最大手の検索サービスであるGoogleが提供するクラウドストレージサービスです。

無料で使える容量は15GBですが、写真や動画の共有には容量無制限の「Googleフォト」を使用すれば、容量で困ることはそれほどないでしょう。

詳細は公式ページをご覧ください。
Google ドライブ – 写真やドキュメントなど、ファイルのクラウドストレージとバックアップ

有料版へのアップグレードも考慮しながら導入を


今回は在宅ワーク・テレワークに便利な無料ツールについて紹介しました。プロジェクトメンバーの人数や各自の習熟度など、状況に応じて導入するサービスを検討してください。

またツールを利用していくにつれて、当初は障害にならなかった無料版での機能制限が気になり始めることもよくあります。

その場合は有料版に切り替えるかどうか検討する必要がありますので、有料版のコストや機能なども、事前に確認しておくことをおすすめします。

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